【仕事の話】第34回 プロジェクト憲章について

こんにちは。ナンドーです。

このブログでは、自分の実体験をもとに色々役に立つ情報や雑記を記載していきます。

本日のテーマは「プロジェクト憲章について」です。

昨日、今日と会社の研修を受けてきました。

その内容が「プロジェクト・マネジメントについて」ということで

こちらについてブログに書こうかと思ったのですが

いかんせん難しい！！

しかも自分はプロジェクト・マネジメントの資格を持っているわけでもない

駆け出しの人間であるため、偉そうに教科書の内容を羅列するようなことをしても

自分のためにならない…。

ということで自分のわかる範囲から、ちょっとずつ書いていくことにしました。

もし、プロジェクト・マネージャーをやっている、もしくはこれからやる

という方がおられましたら、ご指摘・アドバイス等コメントにいただければ幸いです。

1.【始めに】プロジェクト憲章とは？

まず皆さん、「プロジェクト」というものに関わったことありますでしょうか？

そもそも「プロジェクトってどんなこと？」といわれる方もおられると思いますので

プロジェクトの定義について述べます。

普通の仕事と違うのは下記の2つの点です。

①目的が定められていること

②期間が定められていること

ある目的を、ここからここまでの期間で達成させる、と言うのが

「プロジェクト」ということです。

目的を明確にしないと違う方向に行ってしまったり

期間内にやるべきことを達成できない、ということになりかねません。

そのために何をやるのかということを明確化するためにつくるのが

「プロジェクト憲章」というものになります。

 

2.【結論】プロジェクト憲章とは行動指針のまとめ

では「プロジェクト憲章」とは何をまとめなければいけないのでしょうか？

調べてみると、書いている人や記事によって項目の数が

多かったり少なかったりするのですが、主なものは皆同じです。

自分が教わった「プロジェクト憲章」に必要な項目は以下です。

1.プロジェクト名称

2.プロジェクトの目的

3.プロジェクトの概要

4.ビジネスゴール

5.プロジェクトの達成目標

6.主な成果物

7.ステークホルダー

8.プロジェクトマネージャーとプロジェクトチーム

9.プロジェクトのスコープ

10.プロジェクトのスケジュール

11.プロジェクトの予算 

12.完了の判断基準

13.制約条件

14.前提条件

15.リスク

16.アプローチ

17.プロジェクト組織

「こんなにあるんかい」とこの時点で若干嫌になります（苦笑）

この中で聞き慣れない言葉がありますので、そちらについて説明します。

（自分も毎回分からなくなるので備忘録も兼ねて）

＜ステークホルダー＞

プロジェクトの主要な利害関係者を指します。

実際にプロジェクトの中で実務をしているメンバーだけではなく

プロジェクトに影響力を及ぼす人（例えばお客さんの偉い人とか）も

ステークホルダーに入ります。

＜スコープ＞

直訳すると「範囲」という意味です。

動詞で「～を調べる」という意味があるので、「調査」かと思っていましたが

名詞ではその意味はないんですね…。

「診断」はdiagnosisが正でした。読めない。

スコープとは、「プロジェクトで扱う範囲」を決めるというものになります。

できるだけ曖昧さを排除し、実体のない概念ではなく

具体的な実態があるもので表現するというのが重要です。

＜制約条件・前提条件＞

どちらも「条件」と付くので、違いが何なのかむずかしいところです。

この二つの区分けは「明確になっているもの」と「明確になっていないもの」ということになります。

「制約条件」はあらかじめ明示されている条件です。

時間、予算、範囲などがこちらに含まれます。

一方、「前提条件」は、確証や実証がされていないけれども

予めこの範囲が保証されてるとみなした条件のことです。

予め予算は○○円確保されている、人数は○○人は集まる、といった

いわゆる皮算用というものです。

なので、実際にプロジェクトが始まる際には

ここを明確にしておかないと、まさしく前提が崩れて後々もめる可能性があります。

3.【詳細】事例紹介（仕事以外で作ってみた）

自分は、住んでいるマンションの中で住民の交流イベントを企画する

というものに関わっていました。

その企画について打合せを行った時に

せっかくなので、このプロジェクト憲章の項目を使って内容をまとめてみることにしました。

それがこちらです。

さすがに全部の項目を使うのは大変だし

メンバーに説明する時間もなかったので、主だったわかりやすい項目に絞りました。

でも、やってみるとたったこれだけの項目でも

誰が何をやるのか、予算、前提条件、制約条件といったものが

誰でもわかるようになります。

何となく進んで、「あ、予算オーバーしちゃった」「誰がリーダーだっけ？」とかだと

後々困るようになります。

曖昧さが排除されて、誰がいつまでに何をするのかがが明確になると

非常に動きやすくなります。

やってみて、とても有効であると思いました。

4.【まとめ】目的のすり替えを起こさないために

 本日は「プロジェクト憲章」について書きました。

プロジェクトというものは大体短くても半年、長いものだと

数年に及ぶことになります。

そうなってくると、時間が経つにつれ何が目的だったのか

分からなくなってくることがあります。

例えば、「店の売上向上プロジェクト」というものがあったとします。

この場合、店の売上をいつまでに、○○％伸ばすということが目的になるはずです。

しかし、目的が明確でないまま進んでしまうと、こんなことが起きるかもしれません。

①売上を伸ばすために、単価の高い○○という商品を売る

②○○をたくさん売りたいので、大量に仕入れる

③在庫が出てしまったので、この商品を売るがために値下げする

④安売りしたために売上減

これでは本末転倒です。

目的は「店の売上を伸ばすこと」なのに

「○○という商品を売る」ということにいつの間にかすり替わっているのです。

でも、こんなことって結構起きたりしていませんか？

「プロジェクト憲章」を作ることによって

メンバー全員が何をすればいいのかということを明確にし

一丸となって目的を達成するというのが、目的を達成するには近道といえそうです。

なかなか難しいですが、自分ももっと発展させてやってみます。

それでは今日も一日ご安全に！